Hør seniorforsker Thomas Clausen forklare om handleplaner i fase 4
Tjekliste til handleplaner
Planlæg handleplansmødet
Tovholderen indkalder til handleplansmødet. Sørg for at sende en dagsorden ud i god tid, så deltagerne kan nå at forberede sig til mødet. Inden mødet skal i beslutte om det er arbejdsgruppen eller en større gruppe på arbejdspladsen, som skal deltage i handleplansmødet.
Afsæt 3 timer til mødet.
I kan hente en skabelon til en dagsorden for handleplansmødet. Skabelonen hjælper jer til at komme omkring de relevante emner.
AKTIVITET: Afhold handleplansmødet
Gennemgå jeres prioriteringer
Start mødet med at vælge en ordstyrer og en referent.
Tovholderen gennemgår listen over de emner, I har valgt at prioritere. Diskutér eventuelle tilbagemeldinger fra medarbejderne og andre input, som arbejdsgruppen har indhentet siden prioriteringsmødet. På den måde får I genopfrisket, hvad der lå bag jeres valg af emner, som I skal arbejde videre med. Afsæt 15 minutter til dette punkt.
Udarbejd handleplaner
Brug handleplansskemaet til at udarbejde jeres handleplaner. Skemaet hjælper jer med at beskrive indsatsen grundigt og sikrer, at I tager stilling til, hvem der har ansvaret, hvilke deadlines og delmål der er, samt hvad handleplanen konkret vil indeholde. Brug også gerne jeres eget APV eller handleplanssystem, til at registrere handleplanerne.
Hvad er vigtigt for, at I kommer i mål?
Rund mødet af med at sikre, at I er enige om retningen for det videre arbejde med handleplanerne. Gennemgå derfor kort jeres handleplaner og beslutninger og de aftaler, I har lavet om, hvem der gør hvad og hvornår. I kan med fordel diskutere disse punkter:
- Beskriver handleplanen tydeligt, hvordan vi skal arbejde med indsatsområdet?
- Mener vi, at handleplanen vil bidrage til at forbedre arbejdsmiljøet?
- Ved alle, hvad de skal gøre, og hvem de kan gå til?
Gode handleplaner er konkrete handleplaner
Vær grundige, når I beskriver handleplanerne. Det skal fremgå klart, hvad I vil opnå og hvordan – både for jer selv og for resten af arbejdspladsen.
Vi foreslår at der for hver handleplan er en på arbejdspladsen der har ansvaret for, at den bliver igangsat, implementeret og løbende tilpasset. Det er vigtigt, at de der er ansvarlige for handleplaner, arbejdsgruppens tovholder, og ledelsen sparrer tæt, så der er klarhed og samarbejde om arbejdet med det psykosociale arbejdsmiljø.
Gode råd
- Ledelsen skal bakke op og afsætte de nødvendige ressourcer til indsatsen
- Sørg for at planen er realistisk. Bryd eventuelt større problemer op i mindre dele
- Vær konkrete
- Opstil mål og delmål – det giver overblik
- Inddrag og få opbakning fra alle på arbejdspladsen til jeres beslutninger og løsninger
Hav jeres hverdag med i overvejelserne
Jeres handleplaner skal passe ind i arbejdsgangene på jeres arbejdsplads. Det gør det meget nemmere for jer, når I skal implementere jeres handleplaner.
Bakker alle op om handleplanerne?
Det er vigtigt, at I opnår en bred enighed i arbejdsgruppen, så der er motivation og engagement til at arbejde videre med handleplanerne.
Når I lavet jeres handleplaner, skal I sørge for sætte jer nogle mål, som I kan nå. Vær realistiske om, hvad der er muligt i forhold til de ressourcer og kompetencer, I har til rådighed og sørg for at både ledere og medarbejdere er med til at trykteste handleplanen.
AKTIVITET: Orienter om handleplanerne
Meld handleplanerne hurtigt ud til alle
Sørg for at alle på arbejdspladsen ved, hvilke handleplaner der er udarbejdet og hvilke prioriterede indsatsområder handleplanerne tager fat på. Orienter om den videre proces, hvor I skal implementere handleplanerne.
Det er vigtigt, at
- alle kender beslutningerne og ved, hvem der har ansvar for at gennemføre de enkelte handleplaner.
- ledelsen og medarbejdere fra arbejdsgruppen præsenterer handleplanerne i fællesskab.
- hvis I har lavet handleplaner i de enkelte afdelinger, skal I også sikre at alle i afdelingen har kendskab til handleplanerne.
I har nu udviklet nogle gode, konkrete handleplaner, som I kan gennemføre på jeres arbejdsplads. Næste skridt er nu, at få dem omsat til forbedringer i det psykosociale arbejdsmiljø. I skal nu i gang med implementeringen.