Hør seniorforsker Johan Simonsen Abildgaard forklare om fase 1
Tjekliste til opstart
Organisér jeres indsats
Det er vigtigt, at I organiserer indsatsen for at forbedre det psykosociale arbejdsmiljø på en måde, der passer til jeres arbejdsplads.
I kan fx nedsætte en styregruppe og en eller flere arbejdsgrupper, som får ansvaret for at koordinere og gennemføre hele forløbet.
Beslut, at I vil forbedre det psykosociale arbejdsmiljø
Det er vigtigt, at ledelse og medarbejdere i fællesskab beslutter, at I har brug for en indsats for at forbedre det psykosociale arbejdsmiljø.
Det er nødvendigt for, at I i fællesskab kan gennemføre de konkrete aktiviteter, der skal forbedre arbejdsmiljøet.
Styregruppen: deltagere og opgaver
Styregruppen skal både bestå af ledere og medarbejdere, så gruppen er beslutningsdygtig og kan aftale rammerne for indsatsen – fx økonomi og tidsforbrug.
Styregruppens opgave er at styre og koordinere indsatsen. Det betyder, at styregruppen blandt andet
har overblik over indsatsen sørger for at processen skrider frem og sikrer, at tidsplanen holder følger op og understøtter eventuelle arbejdsgrupper.
Vælg en tovholder i styregruppen
Tovholderen har ansvaret for at koordinere styregruppens aktiviteter som fx at indkalde til møder, styre møderne, tage referat og følge op på de beslutninger, der træffes i styregruppen.
Arbejdsgruppen: deltagere og opgaver
Arbejdsgruppen har opgaven med at gennemføre indsatsen for at forbedre det psykosociale arbejdsmiljø i de enkelte afdelinger på arbejdspladsen. Arbejdsgruppen har ansvaret for at der bliver prioriteret indsatsområder og lavet handleplaner i afdelingen. Arbejdsgruppen har også ansvaret for at omsætte planerne til konkrete aktiviteter.
Det er en fordel, hvis arbejdsgruppen består af en leder og et antal medarbejdere fra afdelingen. Det giver jer de bedste muligheder for at få indsatsen til at passe ind i de arbejdsgange, I har i afdelingen og på arbejdspladsen.
Vælg en tovholder i hver arbejdsgruppe. Tovholderen har ansvaret for at koordinere aktiviteterne i arbejdsgruppen og skal blandt andet indkalde til møder, udsende dagsorden, styre møderne og sikre, at der bliver fulgt op på beslutninger.
Involvér medarbejder
Man vælger, at det er arbejdsgruppen der står for at gennemføre indsatsen. Men man kan også vælge at involvere alle medarbejderne i afdelingen. Det kan være med til at forankre indsatsen i afdelingen og skabe ejerskab til processen blandt medarbejderne.
Medarbejdere og ledelse
Det er vigtigt, at både ledere og medarbejdere i er involveret i indsatsen. Et bredt samarbejde på arbejdspladsen er grundlaget for at få den nødvendige opbakning og vil medvirke til at gøre det muligt at gennemføre effektive indsatser, der forbedrer det psykosociale arbejdsmiljø.
Find en form, der passer til jer
Det er vigtigt, at I organiserer jeres indsats for at forbedre det psykosociale arbejdsmiljø på en måde, der passer til lige præcis jeres arbejdsplads.
Der kan fx være forskel på, hvordan man skal tilrettelægge indsatsen alt efter, om man arbejder på en lille, en mellemstor eller en stor arbejdsplads, og om man er en produktionsvirksomhed eller et plejehjem. Byg videre på det der fungerer hos jer og tilpas indsatsen til jeres arbejdsgange og muligheder.
Afklar rammer og mål
Styregruppens første opgave er at afklare rammerne og målet for indsatsen.
Det er afgørende, at arbejdspladsen ser det som en vigtig opgave at sikre et godt psykosocialt arbejdsmiljø, og at I afsætter arbejdstimer til at gennemføre indsatsen på en god måde. Det skal sikre, at I både får målt det psykosociale arbejdsmiljø gennem en spørgeskemaundersøgelse, og får brugt resultaterne til at forbedre jeres psykosociale arbejdsmiljø.
Start derfor med at holde et kort afklaringsmøde i styregruppen.
AKTIVITET: Afklaringsmøde
Styregruppen mødes for at afklare rammer og mål for indsatsen for at forbedre det psykosociale arbejdsmiljø. Afsæt ca. 1 time til mødet.
- Hvad er målet med indsatsen?
- Hvordan organiserer I indsatsen?
- Skal I etablere arbejdsgrupper, eller har I eksisterende grupper, som kan få ansvaret for det konkrete arbejde med at udvikle og implementere indsatserne?
- Hvor mange arbejdsgrupper skal I nedsætte? Og hvilke afdelinger skal hver arbejdsgruppe repræsentere?
- Hvordan inddrager I de øvrige medarbejdere på arbejdspladsen?
- Hvad er jeres rammer, herunder økonomi og tidsforbrug?
- Tidsplan for den videre proces
Overvej først, om I selv kan gennemføre indsatsen, eller om I har brug for en ekstern konsulent til at understøtte processen – fx til at facilitere arbejdet med at udarbejde handleplaner eller til at hjælpe jer med at tale om jeres arbejdsmiljø.
Hvis I vurderer, at I ønsker hjælp fra en ekstern konsulent, er kan det være en fordel at etablere et samarbejde allerede her i opstartsfasen.
Planlæg processen
Når I har afklaret rammer og mål for jeres indsats, skal I gå videre til at planlægge alle opgaverne i jeres indsats for at forbedre det psykosociale arbejdsmiljø.
AKTIVITET: Arbejdsgruppens opstartsmøde
Tovholderen indkalder til et møde af ca. 1,5 times varighed. Se forslag til en dagsorden for opstartsmødet.
Inddrage tidligere erfaringer
Det er en god ide at overveje, hvilke erfaringer, I har fra tidligere indsatser i forhold til det psykosociale arbejdsmiljø
- Hvilke positive erfaringer skal videreføres i den proces, som I nu skal sætte i gang?
- Hvilke knap så positive erfaringer har I, som I kan lære af?
Lave en klar plan
Hvordan sikrer I, at I kommer godt i mål med indsatsen? Tænk allerede fra start hele indsatsen igennem. Hvem gør hvad, hvor og hvornår?
- Hvordan vil I gennemføre spørgeskemaundersøgelsen?
- Hvordan vil I præsentere resultaterne for medarbejdere og ledere?
- Hvordan vil I involvere medarbejdere og ledere i at udvælge indsatsområder og udarbejde handleplaner
- Hvordan vil I omsætte handleplanerne til aktiviteter, og hvordan vil I følge op på aktiviteterne?
- Hvordan vil I sikre opbakning og involvering fra medarbejdere og ledere?
- Hvornår og hvordan vil I evaluere, om I er nået i mål med handleplanerne?
Planlæg de fem faser i indsatsen
Når I laver planer for processen i styregruppen og arbejdsgrupperne, kan I med fordel bruge NFA’s Processtyringsskema. Det kan hjælpe jer med at få et overblik over de aktiviteter, I skal planlægge.
Det kan være svært at sige hvor lang tid del enkelte faser tager men som tommelfingerregel kan I forvente, at processen:
- samlet løber over et halvt år
- opstarten løber over ca. én måned
- kortlægningen løber over 14 – 30 dage
- prioritering løber over 14 dage
- handleplaner løber over 14 dage,
- implementering løber over 2 – 4 måneder
- evalueringen løber over 14 – 30 dage
I har nu nedsat en styregruppe og arbejdsgrupper samt lagt en plan for, hvad I gerne vil opnå med jeres indsats for at forbedre det psykosociale arbejdsmiljø. Næste fase er selve spørgeskemaundersøgelsen, hvor medarbejderne skal vurdere det psykosociale arbejdsmiljø på jeres arbejdsplads. Det vil give jer en viden om, hvilke emner, I skal arbejde med.
Det kan være udfordrende at arbejde med det psykosociale arbejdsmiljø på en arbejdsplads. Men hvis I går systematisk til værks, og sørger for, at jeres indsats gennemløber de fem faser, der beskrives her i procesværktøjet, har I de bedste chancer for at komme i mål med indsatserne.