Hør seniorforsker Johan Simonsen Abildgaard forklare om prioritering i fase 3
Tjekliste til prioritering
Planlæg prioriteringsmødet – og find ud af, hvem der skal deltage
Styregruppen holder et møde, hvor I planlægger prioriteringsmødet. I skal bl.a. beslutte, om der skal være en samlet prioritering for hele arbejdspladsen, hvor styregruppen peger på nogle fælles emner eller om prioriteringen skal ske lokalt i arbejdsgrupperne i de enkelte afdelinger.
I kan også vælge, at alle medarbejdere på arbejdspladsen skal deltage i prioriteringsmøderne i deres respektive afdelinger. På den måde kan I sikre, at alle medarbejdere bliver inddraget i processen, og det kan bidrage til at øge opbakningen til den efterfølgende indsats for at forbedre det psykosociale arbejdsmiljø på jeres arbejdsplads.
AKTIVITET: Udarbejd en grundig dagsorden
I kan indkalde til prioriteringsmødet, når I har besluttet jer for, om det skal foregå i styregruppen, arbejdsgruppen eller samlet for alle medarbejdere. Det er tovholderens ansvar at indkalde til prioriteringsmødet, udsende en dagsorden og at fremsende eventuelle materialer.
I planlægningen af prioriteringsmødet kan I tage udgangspunkt i vores bud på en dagsordenen.
Gode råd
Prioriteringsmødet kan afholdes som en del af enten tilbagemeldingsmødet eller handleplansmødet, eller som et særskilt møde
Gennemgå resultaterne, inden I mødes
Det er vigtigt, at alle, der deltager i et prioriteringsmøde, på forhånd har set på resultaterne fra tilbagemeldingsrapporten og skrevet de ting ned, som de finder særligt relevant at drøfte. Det giver mulighed for at få en bedre dialog på mødet.
Afhold prioriteringsmødet
Når I afholder prioriteringsmødet er det vigtigt, at I tager jer god tid til at tale om det psykosociale arbejdsmiljø og de resultater, der er i rapporten.
Det er vigtigt, at I får diskuteret resultaterne fra spørgeskemaundersøgelsen grundigt. Sørg for, at I tager afsæt i jeres dagligdag, når I taler om resultaterne. På den måske sikrer I jer, at I får prioriteret de emner, som er mest relevante for jer. Hvis indsatsen bygger på jeres erfaringer, oplevelser og arbejdsgange, vil I have de bedste muligheder for at skabe en bedre arbejdsplads.
Prioritér de vigtigste indsatsområder i fællesskab og undgå at sætte for mange skibe i søen på én gang. Vi anbefaler, at I udvælger to til tre emner – det giver jer de bedste muligheder for at komme i mål med indsatsen.
AKTIVITET: Prioriteringsmødet
På mødet skal I gennemgå emnerne et af gangen, som de præsenteres i rapporten. Det er helt normalt, at I er uenige eller finder forskellige emner relevante, men sørg for at have en åben dialog, hvor alle kan komme frem med deres overvejelser. Det kan give en dybere forståelse af jeres psykosociale arbejdsmiljø. I kan også få større fælles forståelse for de styrker og udfordringer, I har på arbejdspladsen, hvis I går grundigt til værks.
Gode spørgsmål til mødet
Nedenfor finder I en række spørgsmål, som I kan bruge til den indledende dialog om rapporten og til at få et overblik over, hvad I ser i oversigtstabellerne i tilbagemeldingsrapporten. I kan også bruge spørgsmålene løbende, mens I gennemgår de enkelte emner i rapporten.
I kan vælge at drøfte spørgsmålene samlet eller diskutere dem to og to.
Skriv de prioriterede emner ind i prioriteringsskemaet
Når I har prioriteret de emner, som I vil arbejde videre med, kan I skrive dem ned i et prioriteringsskema. I skemaet skal I også skrive en begrundelse for, hvorfor I har prioriteret netop de emner, og hvorfor I mener, de er vigtige for at forbedre jeres arbejdsmiljø.
I kan tage udgangspunkt i følgende spørgsmål
- Kan vi genkende resultaterne? Hvordan viser de sig i hverdagen?
- Hvorfor ser resultaterne ud, som de gør?
- Er der noget, der overrasker?
- Hvilke resultater er særligt vigtige for os?
- Er det noget, vi kan gøre noget ved?
- Hvad betyder det for vores mulighed for at udføre vores arbejdsopgaver?
Prioriteringsvippen som værktøj
Hvis I har brug for praktisk hjælp til jeres prioritering, kan I downloade Prioriteringsvippen. Sammen med vippen finder I en forklaring på, hvordan I bruger den.
Fælles prioriteter
Det er vigtigt, at I når frem til nogle prioriterede emner, som alle i gruppen finder relevante og som de kan stå inde for. Det sikrer motivation og engagement i det videre arbejde.
Gode råd
Vær opmærksom på, om der allerede er indsatser i gang på arbejdspladsen, eller om der er truffet centrale beslutninger om indsatser eller fokusområder, som overlapper med de indsatser, som I har valgt at prioritere.
Beslutninger meldes ud til alle
Meld den endelige prioritering klart ud til alle på arbejdspladsen/afdelingen sammen med de begrundelser I har for at vælge at gå videre med disse emner (og som I skrevet ind i Prioriteringsskemaet). Hvis I har nogle faste møder, kan I afsætte tid på ét af dem til at melde tilbage til kollegerne.
I kan downloade en PowerPoint-præsentation, som I kan bruge til jeres tilbagemelding til medarbejderne. Præsentationen er udarbejdet, så I nemt kan skrive jeres beslutninger ind.
Styregruppen og arbejdsgrupperne skal forvente, at der kan komme spørgsmål og kommentarer til de valg, som dehar truffet i prioriteringsfasen. Det er vigtigt, at I fortællerjeres kolleger om de overvejelser, I har haft i prioriteringsfasen, så de bedre kan forstå de valg, I har truffet.
I har nu prioriteret de emner der er helt centrale for jer, og som I vil arbejde videre med. I skal nu til at opsætter emnerne til konkrete handleplaner, som I kan udføre på arbejdspladsen.