Området Arbejdets organisering ser på medarbejderens oplevelse af rammerne for arbejdets udførelse.
I DPQ Arbejdspladsskemaet måler vi syv emner, der drejer sig om organiseringen af arbejdet.
De emner, der indgår i området Arbejdets organisering, beskriver medarbejdernes oplevelse af rammerne for arbejdets udførelse.
Hvis medarbejderne oplever at have klare rammer for opgaveløsningen, vil de både trives godt i arbejdet og være mere effektive på arbejdspladsen. Omvendt viser forskningen, at rammer, der ikke understøtter opgaveløsningen, både går ud over opgaveløsningen og trivslen i arbejdet.
1. Indflydelse i arbejdet
Indflydelse i arbejdet handler om, hvorvidt medarbejderne har indflydelse på, hvordan de udfører deres arbejdsopgaver. Det kan fx være de metoder, medarbejderne skal bruge til at løse en opgave eller prioriteringen af i hvilken rækkefølge, de skal løse arbejdsopgaverne.
Hvis medarbejderne føler, at de har en reel indflydelse, vil de ofte føle sig mere motiverede og trives bedre i deres arbejde. De vil også bedre kunne håndtere krav og udfordringer i arbejdet på en god måde.
Er medarbejdernes indflydelse for lav, kan det omvendt føre til frustration og dårlig trivsel.
Indflydelse i arbejdet er målt gennem fire spørgsmål:
- Har du indflydelse på, hvordan du løser dine arbejdsopgaver?
- Har du tilstrækkelige beføjelser i forhold til det ansvar, du har i dit arbejde?
- Har du mulighed for at træffe væsentlige beslutninger om dit arbejde?
- Har du indflydelse på, i hvilken rækkefølge du løser dine arbejdsopgave
Dialogspørgsmål, hvis I oplever udfordringer med indflydelse i arbejdet
- Kan vi kende resultatet?
- Hvordan kommer det til udtryk?
- Kan vi gøre noget ved det?
- Hvad betyder det for vores trivsel og arbejdsglæde?
- Hvad betyder det for vores muligheder for at passe vores arbejdsopgaver?
- Hvordan tænker I, at I kunne få mere indflydelse i arbejdet?
- Er der noget i organiseringen af arbejdsgangene, der kan ændres?
- Er jeres leder god til at inddrage medarbejderne i planlægningen af arbejdet?
- Og hvad ville mere inddragelse betyde for jer?
2. Udviklingsmuligheder
Udviklingsmuligheder handler om, hvorvidt medarbejderne oplever, at de har mulighed for at kunne udvikle deres kompetencer og lære nyt gennem arbejdet. Medarbejderne vil ofte opleve, at de har mulighed for at udvikle sig, hvis de har udfordrende og udviklende arbejdsopgaver. Det kan også være gennem ekstern uddannelse, interne kurser og oplæring i nye arbejdsopgaver på arbejdspladsen, at medarbejderne oplever udvikling.
Generelt vil medarbejderne være mere motiverede og trives bedre, hvis de kan udvikle sig gennem deres arbejde. Det kan også være med til at fastholde medarbejderne, hvis de oplever, at deres behov for faglig udvikling indfries der, hvor de er.
Udviklingsmuligheder er målt gennem fire spørgsmål:
- Giver dit arbejde dig muligheder for at udvikle dine kompetencer?
- Har du meget varierede arbejdsopgaver?
- Har du muligheder for at lære noget nyt gennem dit arbejde
- Har du gode muligheder for efter- og videreuddannelse?
Dialogspørgsmål, hvis I oplever udfordringer med udviklingsmuligheder
- Kan vi kende resultatet?
- Hvordan kommer det til udtryk?
- Kan vi gøre noget ved det?
- Hvad betyder det for vores trivsel og arbejdsglæde?
- Hvad betyder det for vores muligheder for at passe vores arbejdsopgaver?
- Ønsker du/I i højere grad at udvikle dine kompetencer?
- Har du/I specifikke forslag til hvordan og på hvilke områder?
- Hvilke udfordringer savner du/I i dit arbejde?
- Hvilke kompetencer har du/I, som du/I ikke føler, bliver udnyttet i dit arbejde?
3. Klare mål i arbejdet
Oplevelsen af at have klare mål i ens arbejde handler om at have tilstrækkeligt med information om, hvordan arbejdet skal udføres, og information om hvilke mål og forventninger, der er til ens arbejde.
Hvis medarbejderne ikke ved, hvad der forventes af dem i deres arbejde og hvis de ikke har en klar forståelse af mål og ansvarsområder, kan det føre til konflikter og misforståelser på arbejdspladsen. Klare mål i arbejdet kan omvendt have betydning for medarbejdernes muligheder for at løse arbejdsopgaverne og for deres trivsel i arbejdet.
Klare mål i arbejdet er målt gennem fire spørgsmål:
- Er der klare mål for dit eget arbejde?
- Ved du nøjagtigt, hvad der forventes af dig i dit arbejde?
- Ved du, hvornår du har udført dit arbejde godt?
- Ved du helt klart, hvad der er dine ansvarsområder?
Dialogspørgsmål, hvis I oplever udfordringer med klare mål i arbejdet
- Kan vi kende resultatet?
- Hvordan kommer det til udtryk?
- Kan vi gøre noget ved det?
- Hvad betyder det for vores trivsel og arbejdsglæde?
- Hvad betyder det for vores muligheder for at passe vores arbejdsopgaver?
- Er der den nødvendige information og kommunikation mellem jer som kolleger til at kunne løse jeres opgaver? Og i forhold til ledelsen?
- Kan I gøre noget for at blive endnu skarpere på jeres egen og kollegernes rolle i arbejdet?
- Har I behov for at udarbejde tydeligere mål og ansvarsområder i arbejdet?
4. Modstridende krav
Modstridende krav kan opstå, hvis der er forskellige opfattelser af, hvilken arbejdsindsats en medarbejder skal levere, eller hvis medarbejderen selv føler, at en opgave burde udføres på en anden måde. Det kan fx være kunder, klienter, ledere eller kolleger, som har nogle andre forventninger til det arbejde, der skal leveres, end det medarbejderen selv har.
Det kan også være, at medarbejderen ikke føler, at han/hun har de nødvendige ressourcer eller kompetencer til rådighed.
Generelt kan modstridende krav føre til konflikter med kolleger og ledere på arbejdspladsen samt med kunder, klienter mv. Det kan også føre til, at medarbejderen oplever konflikter mellem sin egen faglighed og de vilkår, der er for at udføre arbejdsopgaverne. Begge typer af modstridende krav kan føre til, at medarbejderen mistrives.
Modstridende krav er målt gennem fire spørgsmål:
- Skal de gøre ting i dit arbejde, som du føler, burde gøres anderledes?
- Bliver der stillet modstridende krav i dit arbejde?
- Indeholder dit arbejde opgaver, der er i modstrid med dine indre værdier?
- Må du nogen gange afslutte en opgave før du føler, at du er færdig med den?
Dialogspørgsmål, hvis I oplever udfordringer med modstridende krav i arbejdet
- Kan vi kende resultatet?
- Hvordan kommer det til udtryk?
- Kan vi gøre noget ved det?
- Hvad betyder det for vores trivsel og arbejdsglæde?
- Hvad betyder det for vores muligheder for at passe vores arbejdsopgaver?
- Hvordan kan vi skabe en klarere gensidig forståelse af vores respektive roller i opgaveløsningen?
- Hvordan kan I skabe en klarere gensidig forståelse af vores respektive forventninger til opgaveløsningen?
- Hvordan håndterer vi de forventninger som kunder, klienter, patienter, elever og pårørende har til opgaveløsningen?
- Er vi gode nok til at tale om de forventninger, der stilles til opgaveløsningen? Både fra os selv og fra andre?
5. Muligheder for at løse arbejdsopgaverne
Den måde, arbejdet er organiseret på, og de redskaber, medarbejderne har til rådighed, har både betydning for, om medarbejderne føler, at de kan lykkes med deres arbejde, og om de kan udføre arbejdet i en kvalitet, de kan være tilfredse med.
Medarbejdere vil som regel have bedre trivsel og arbejdsglæde, hvis de oplever, at de har gode muligheder for at løse deres arbejdsopgaver på en tilfredsstillende måde.
Oplevelsen af mulighederne for at løse arbejdsopgaverne er målt gennem fire spørgsmål:
- Giver forholdende på din arbejdsplads mulighed for, at du kan udføre arbejdet tilfredsstillende?
- Har du de redskaber, du har behov for (f.eks. hjælpemidler, værktøj, maskiner, IT-løsninger mv.), så du kan udføre arbejdet tilfredsstillende?
- Er der nok medarbejdere på arbejde til, at du kan udføre dit arbejde tilfredsstillende?
- Kan du udføre dit arbejde i en kvalitet, de er tilfreds med?
Dialogspørgsmål, hvis I oplever udfordringer med mulighederne for at løse kerneopgaverne
- Kan vi kende resultatet?
- Hvordan kommer det til udtryk?
- Kan vi gøre noget ved det?
- Hvad betyder det for vores trivsel og arbejdsglæde?
- Hvad betyder det for vores muligheder for at passe vores arbejdsopgaver?
- Hvad skal der til for at vi kan løse vores arbejdsopgaver på en effektiv og tilfredsstillende måde?
- Har vi de redskaber vi har brug for, for at løse vores arbejdsopgaver?
- Er vi gode nok til at samarbejde om at udføre arbejdet i en god kvalitet – og hvordan kan vi gøre det bedre?
6. Unødvendige arbejdsopgaver
Oplevelsen af at have unødvendige arbejdsopgaver handler om indholdet i arbejdsopgaverne og måden, arbejdet er organiseret på.
Hvis medarbejderne har svært ved at se formålet med sine arbejdsopgaver eller har svært at udføre arbejdsopgaverne på grund af den måde, arbejdet er organiseret på, kan det føre til frustration og dårlig trivsel.
Unødvendige arbejdsopgaver er målt gennem fire spørgsmål:
- Bruger du tid på arbejdsopgaver, som du har svært ved at se formålet med?
- Bliver du på dit arbejde sat i situationer, der er unødvendigt vanskelige?
- Bliver dit arbejde besværliggjort af uhensigtsmæssige arbejdsgange?
- Skal du udføre arbejdsopgaver, som du synes er unødvendige?
Dialogspørgsmål, hvis I oplever udfordringer med unødvendige arbejdsopgaver
- Kan vi kende resultatet?
- Hvordan kommer det til udtryk?
- Kan vi gøre noget ved det?
- Hvad betyder det for vores trivsel og arbejdsglæde?
- Hvad betyder det for vores muligheder for at passe vores arbejdsopgaver?
- Hvordan kan vi sikre, at vi ikke udfører unødvendige arbejdsopgaver?
- Hvordan kan vi forbedre arbejdsgangene?
- Kan det, at vi oplever unødvendige arbejdsopgaver skyldes, at vi mangler en god begrundelse for at vi skal udføre opgaverne?
7. Forudsigelighed
Forudsigelighed handler om at vide, hvad man møder ind til, når arbejdsdagen starter. Ikke ned til mindste detalje, men om at kende ens primære arbejdsopgaver, så man kan planlægge og prioritere arbejdet. Forudsigelighed handler også om, at medarbejderne bliver informeret om, hvad der sker på arbejdspladsen i forhold til eventuelle forandringer, fx i forhold til arbejdstider.
Forudsigelighed i forhold til ændringer i fx arbejdsopgaver og arbejdstider har betydning for medarbejdernes trivsel. Særligt fordi det påvirker medarbejdernes muligheder for at udføre deres arbejdsopgaver på en god måde.
Forudsigelighed er målt gennem fire spørgsmål:
- Får du på din arbejdsplads informationer om f.eks. vigtige beslutninger, ændringer og fremtidsplaner i god tid?
- Bliver du informeret i god tid, hvis der sker ændringer i dine arbejdsopgaver?
- Bliver du informeret i god tid, hvis der sker ændringer i, hvem du skal arbejde sammen med?
- Bliver du informeret i god tid, hvis der sker ændringer i dine arbejdstider?
Dialogspørgsmål, hvis I oplever udfordringer med forudsigelighed
- Kan vi kende resultatet?
- Hvordan kommer det til udtryk?
- Kan vi gøre noget ved det?
- Hvad betyder det for vores trivsel og arbejdsglæde?
- Hvad betyder det for vores muligheder for at passe vores arbejdsopgaver?
- Hvordan kan ledelsen blive bedre til at informere om forandringer og vigtige beslutninger?
- Hvilke informationskanaler bruger vi (møder, intranet mv.)
- Har vi forslag til hvilke andre kanaler, I kunne benytte?
- Hvad skal der til for at, vi kan sikre forudsigeligheden på den gode måde?