Hør seniorforsker Thomas Clausen forklare om kortlægning i fase 2
Tjekliste til kortlægning
Før I udsender spørgeskemaet:
Når I gennemfører spørgeskemaundersøgelsen:
Forbered spørgeskemaundersøgelsen
Styregruppen holder et møde, hvor den planlægger, hvordan spørgeskemaundersøgelsen skal gennemføres og hvordan I vil motivere medarbejderne til at deltage.
Det er vigtigt, at I gennemfører spørgeskemaundersøgelsen på en måde, så besvarelserne bliver behandlet fortroligt. Det giver medarbejderne en tryghed at vide, at deres svar ikke kan blive genkendt, og det vil sandsynligvis betyde, at I får et mere præcist billede af, hvordan medarbejderne opfatter deres trivsel og psykosociale arbejdsmiljø. Derfor anbefaler vi, at I ikke selv står for at gennemføre undersøgelsen. På den måde er der ingen på arbejdspladsen, der ser de enkelte besvarelser.
Forskellige modeller for spørgeskemaundersøgelsen
Tovholderen udarbejder en dagsorden, som sendes ud til styregruppen ca. en uge før mødet. Afsæt 1 time til det et forberedende møde.
I kan tage udgangspunkt i følgende spørgsmål til mødet:
- Kan vi bruge NFA’s onlineløsning, eller skal vi samarbejde med en ekstern leverandør om spørgeskemaundersøgelsen?
- Hvordan vil vi gennemføre spørgeskemaundersøgelsen?
- Hvornår sender vi spørgeskemaer ud?
- Hvornår afslutter vi spørgeskemaundersøgelsen?
- Hvordan motiverer vi medarbejderne til at deltage i undersøgelsen?
Involvér medarbejderne
Det er vigtigt, at hele arbejdspladsen støtter op om undersøgelsen af jeres psykosociale arbejdsmiljø.
Styregruppen har ansvaret for at medarbejderne bliver orienteret om, at I nu vil igangsætte en måling af det psykosociale arbejdsmiljø.
Aktivitet: Orienteringsmøde om kortlægning af det psykosociale arbejdsmiljø. Indkald til et kort møde, hvor I informerer om:
- Hvorfor arbejdspladsen vil gennemføre en spørgeskemaundersøgelse af det psykosociale arbejdsmiljøet
- At det involverer alle ansatte
- At det er vigtigt, at så mange som muligt deltager
- At alle besvarelser bliver behandlet anonymt
- Hvornår medarbejderne skal besvare spørgeskemaundersøgelsen
- Hvor lang tid I forventer, at det vil tage at besvare spørgeskemaet
- Hvornår vil I orientere medarbejderne om resultaterne
- Hvordan I vil arbejde med resultaterne fra undersøgelsen – evt. med hjælp fra arbejdsgrupperne.
- Fortæl medarbejderne, at det er frivilligt at deltage og sig samtidig tydeligt, at I ønsker, at alle svarer på spørgeskemaet. En høj svarprocent giver et mere retvisende billede det psykosociale arbejdsmiljø på jeres arbejdsplads. Gør det klart for medarbejderne, at alle besvarelser vil blive behandlet anonymt, så ingen på arbejdspladsen kan se, hvordan den enkelte har svaret.
Send spørgeskemaer ud til alle medarbejdere
Hvis I bruger NFA’s onlineløsning, bliver spørgeskemaerne udsendt automatisk og I får også automatisk tilsendt rapporter med resultaterne fra undersøgelsen. Hvis I bruger en ekstern leverandør har de ansvaret for, at spørgeskemaerne bliver sendt ud til alle medarbejdere, og for efterfølgende at udarbejde rapporter med resultaterne.
Vi anbefaler, at I melder resultaterne tilbage i den rapportskabelon, som NFA har udviklet.
Følgebrev
I NFA’s onlineløsning, har I mulighed for at udarbejde et følgebrev, som bliver sendt med spørgeskemaundersøgelsen ud til medarbejderne. Hvis I benytter en anden løsning, vil vi også opfordre jer til at udarbejde et følgebrev, så medarbejderne bliver informeret om, hvorfor og hvordan I vil undersøge og arbejde med det psykosociale arbejdsmiljø. Hent NFA’s forslag til et følgebrev.
Det er ikke alle, der svarer første gang
For at sikre, at så mange som muligt besvarer spørgeskemaet, er det ofte en god ide at rykke for svar. Vi anbefaler, at I sender en eller to remindere ud til medarbejderne, for at opfordre dem til at besvare spørgeskemaet. I kan fx sende den første reminder ud efter en uge, og en uge senere kan I sende en ny reminder eller måske få ledelsen til at opfordre de sidste til at deltage.
Det viser medarbejderne, at der er en bred opbakning omkring arbejdet med det psykosociale arbejdsmiljø på arbejdspladsen, og samtidig sikrer det, at et manglende svar ikke blot skyldes glemsomhed og mange e-mails. I kan overveje at sætte en præmie på højkant til den afdeling, der får den største svarprocent. Hent NFA’s forslag til en reminder.
Gode råd
Fortæl medarbejderne, at deres besvarelse skal bruges til at finde ud af, hvordan I kan forbedre det psykosociale arbejdsmiljø. Medarbejdernes besvarelse er central for, at I kan skabe en reel forbedring af de udfordringer, som I oplever på arbejdspladsen.
Der bliver udarbejdet rapporter
Efter undersøgelsen er afsluttet, vil der bliver lavet tilbagemeldingsrapporter med resultater fra spørgeskemaundersøgelsen. Hvis I bruger NFA’s onlineløsning, får styregruppen automatisk tilsendt rapporter med resultaterne.
Bruger I en ekstern leverandør, har de ansvaret for at udarbejde rapporterne, som I efterfølgende får tilsendt.
Fortæl om resultaterne
Aktivitet: Møde, hvor I melder resultater tilbage til medarbejderne
Hvis I vælger at holde et tilbagemeldingsmøde kan I hente et udkast til en PowerPoint-præsentation , som I kan bruge til jeres tilbagemelding til medarbejderne. Præsentationen indeholder både forklarende tekst til den leder eller tovholder, der skal præsentere resultaterne samt de slides, I skal vise til medarbejderne.
I skal selv sætte resultaterne fra jeres undersøgelse ind i PowerPoint-præsentationen. Derudover er der slides med forslag til dagsorden og dialogspørgsmål. I må gerne rette i oplægget, så det passer til jeres behov. Hent forslag til dagsorden for tilbagemeldingsmødet.
Når I præsenterer resultaterne, er det væsentligt at I giver medarbejderne mulighed for at stille spørgsmål og for at drøfte resultaterne. En god dialog om resultaterne kan være med til at skabe en fælles forståelse af resultaterne på arbejdspladsen og bidrage til at rammesætte, hvor I oplever, der er brug for at sætte ind med indsatser.
Gode råd – hvordan vil I formidle resultaterne?
- Beslut i styregruppen, hvordan I vil formidle resultaterne fra spørgeskemaundersøgelsen til medarbejderne på jeres arbejdsplads.
- Vi anbefaler, at det sker på et personalemøde eller et afdelingsmøde, hvor flest muligt er samlet.
- Send rapporten med resultaterne fra undersøgelsen ud til medarbejderne før eller umiddelbart efter mødet.
Motivér til handling
I har nu gennemført spørgeskemaundersøgelsen og fået konkret viden om det psykosociale arbejdsmiljø på jeres arbejdsplads. Den viden skal nu omsættes til konkrete tiltag, der kan forbedre jeres arbejdsmiljø.
Når I præsenterer resultaterne for jeres kolleger, er det vigtigt, at I motiverer dem til at deltage i arbejdet med at omsætte resultaterne til handling. Medarbejderne skal tydeligt kunne se, at arbejdspladsen tager deres besvarelser seriøst og vil lægge kræfter i at forbedre det psykosociale arbejdsmiljø.
I har nu fået kortlagt jeres arbejdsmiljø og meldt resultaterne tilbage til medarbejderne. I skal nu til at prioritere relevante emner og udvikle konkrete handleplaner. Her er det særligt arbejdsgrupperne der har en aktiv rolle.